¿Por qué las empresas no logran rentabilizar su inversión en SAP, u otro ERP?

Usualmente las empresas que implantan un ERP no definen metas de negocio específicas para el proyecto y delegan el mismo a un equipo liderado por consultores o por personal del área de Sistemas. Como consecuencia, no se toma en cuenta aspectos claves y particulares del negocio.

Cuando SAP “sale en vivo” surgen problemas operacionales, el sistema ocasiona interrupciones en los procesos que afectan el servicio a los clientes y a las áreas internas. Usualmente se asume que el origen de los problemas está en los sistemas de información, por lo que se encarga la solución al área de Sistemas y ésta estabiliza la operación adaptando el ERP a la forma de trabajo vigente.

Finalmente, la empresa no funciona mejor.  A pesar de todos estos esfuerzos, no se consigue disponer de la información que se necesita para la toma de decisiones, no se explotan las bondades de SAP y se sigue operando tal como se hacía antes de implementarlo. Adicionalmente, se observan funciones críticas no segregadas adecuadamente y ausencia de controles en procesos, dejando así al negocio con una elevada exposición al riesgo.

¿Cuál es el origen del ésta situación?

El problema está en la manera cómo se enfoca la implantación del ERP. SAP es una excelente herramienta informática que tiene implícitas las mejores prácticas operacionales, pero dichas prácticas no se harán explícitas en la empresa de manera automática.

Un proyecto exitoso de implantación de SAP debe lograr cambios en la empresa y como tal, debe abordar necesariamente los siguientes cuatro elementos:

Estrategia: La implantación de SAP debe comprometer objetivos de mejora que permitan enfocar el modelamiento de los procesos de negocio. Por ejemplo: Reducir el nivel de inventarios en un 30% como consecuencia de la optimización del proceso logístico y de la integración de la cadena de suministro de la empresa con la de los proveedores y clientes.

Procesos de Negocio: Los procesos de negocio deben ser modelados  aprovechando las mejores prácticas existentes en SAP. Es imprescindible evitar personalizaciones para adecuar el ERP a la operación vigente.

Organización y Personas: La implantación de SAP requiere desarrollar nuevas competencias en las personas y, usualmente revisar la estructura organizativa de la empresa debido a que SAP elimina tareas y al mismo tiempo crea nuevas funciones.

Tecnología de Información: La empresa debe formar un equipo capaz de mantener y mejorar los sistema de información para satisfacer los requerimientos del negocio en el tiempo.

Sólo se lograrán los resultados esperados trabajando Estrategia, Tecnología, Procesos y Organización/Personas de manera coordinada, en un proyecto que tenga la conducción de un ejecutivo del negocio.